SKONTRUM – KONTROLA ZBIORÓW W BIBLIOTECE

Szczegóły

Utworzono: piątek, 23, luty 2024 08:42

Anna Rosłanowska

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 roku w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205 poz. 1283), biblioteki są zobowiązane do przeprowadzania okresowej kontroli swoich zbiorów. Odbywa się ona, w przypadku zbiorów z wolnym dostępem do półek, co pięć lat. Jeśli chodzi o materiały, których czytelnik sam nie może wziąć – co 10 lat. Takim przykładem są magazyny, czy też zbiory zabezpieczone. Oczywiście skontrum może się odbyć w każdym momencie, jeżeli biblioteka zamieściła w swoim regulaminie zapis np. o przeprowadzeniu kontroli zbiorów w momencie zmiany pracownika odpowiedzialnego za agendę, wypadków losowych lub w innych sytuacjach.

Do przeprowadzenia skontrum trzeba się odpowiednio wcześniej przygotować. Rozpoczyna się działania od zrobienia porządków na półkach, w skrzynkach, w miejscach przechowywania materiałów bibliotecznych. Kolejnym krokiem jest przygotowanie ksiąg inwentarzowych danej agendy (wydawnictw zwartych, ciągłych, multimediów i innych rodzajów dokumentów) w celu sprawdzenia poprawności zapisów. W przypadku baz komputerowych, wyszukuje się raport dotyczący dostępności ksiąg w danej agendzie. Umożliwia to zapoznanie się z rodzajami materiałów, które będą kontrolowane oraz ustalenie, w przybliżeniu, ilości dni potrzebnych do przeprowadzenia prac. Dyrektor biblioteki zarządzeniem powołuje komisję, na czele której staje przewodniczący odpowiedzialny za prawidłowy przebieg prac oraz końcowe rozliczenie skontrum. Biblioteki zazwyczaj mają osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji, więc to ona zostaje powołana na przewodniczącego. Do komisji wyznacza się osoby nie będące pracownikami kontrolowanej agendy. W pracach przy sczytywaniu pomagają również pracownicy odpowiadający na daną placówkę, ze względu na znajomość swoich zbiorów. W bibliotekach jednoobowych komisję powołuje dyrektor jednostki, której ona podlega (np. domu kultury, urzędu gminy). W skład komisji wchodzą pracownicy tej instytucji wyznaczeni przez dyrektora. Sam dyrektor nie uczestniczy w pracach inwentaryzacyjnych. Mogą również brać udział w kontroli zbiorów pracownicy innych bibliotek podlegających danemu urzędowi. I to spośród nich wyznaczany jest przewodniczący. Najczęściej bierze udział w pracach od czterech do dziesięciu osób (od 2 do 5 baz). W przypadku bibliotek, które nie mają programu komputerowego kontrolę zbiorów przeprowadza się na arkuszach skontowych. Przygotowuje się odpowiednią ich ilość do każdej księgi inwentarzowej z osobna. Od numeru pierwszego do ostatniego bieżącego zapisu w inwentarzu tradycyjnym. Także tutaj może pracować od dwóch do pięciu zespołów.
Przed rozpoczęciem prac należy wygenerować bazę danej agendy. W bazie komputerowej podaje się nazwę skontrum, a następnie przygotowuje (dodaje się) kolejne księgi z zakresami numerów obejmującymi całość inwentarza (tj. od numeru 1 do ostatniego zapisu). Na arkuszach skontrowych kolorem czerwonym zaznacza się wszystkie numery ubytkowane, kolorem zielonym – wszystkie pozycje wypożyczone. Kolorem niebieskim członkowie komisji zaznaczają numery pozycji odnalezionych na półkach. Przewodniczący komisji może wygenerować w programie raport statystyki, co ułatwia orientację w postępie prac trwających kilka dni. W trakcie sczytywania należy zwrócić uwagę na komunikaty pojawiające się na monitorze. Mówią one o tym, że np. dany tytuł nie został zdjęty z konta czytelnika, nie zrobiono wpływu po otrzymaniu dokumentu z opracowania lub oprawy lub jest to ubytek. Należy wystrzegać się przekazywania dokumentów do dyspozycji biblioteki, gdyż taka pozycja nie zostanie dodana do bazy skontrowej, znika z systemu. Najlepiej wybrać jakąś inną opcję np. zniszczona, nie czytana, zdezaktualizowana. W momencie sczytywania pojawi się pytanie czy chcemy wykonać daną czynność. Po akceptacji pozycja jest odnaleziona i pojawia się w programie. Trzeba tylko sprawdzić czy jest zaznaczona, jeżeli nie – musimy dopisać ją ręcznie do bazy skontrowej.
Kolejnym krokiem, po zakończeniu sczytywania materiałów, jest poszukiwanie dokumentów nie odnalezionych podczas prac. Pomocny jest tutaj raport wykazujący je w systemie. W przypadku arkuszy skontrowych przewodniczący musi dokładnie sprawdzić każdą kartę szukając numerów, które nie zostały zaznaczone. Wszystkie odnalezione materiały należy sczytać lub nanieść numer na arkuszach. Pozostałe dokumenty otrzymają status braku względnego lub bezwzględnego (dokumenty nie zostały odnalezione po raz drugi, podlegają ubytkowaniu).
Na zakończenie przewodniczący komisji sporządza protokół przedstawiający dokładne informacje o zbiorach kontrolowanej placówki. Na wstępie podawane są informacje o nazwie kontrolowanej agendy, terminie prac, nazwiska osób biorących udział, tj. przewodniczącego oraz członków komisji, a także osób odpowiedzialnych za agendę. Następnie zapisuje się sposób przeprowadzenia kontroli, tzn. czy wykorzystywano system komputerowy (jego nazwę) lub czy korzystano z arkuszy skontrowych. Po kolei podaje się numery ksiąg oraz jaki to jest rodzaj dokumentów (np. wydawnictwa zwarte, książka mówiona, rękopisy, itp.). W przypadku bazy komputerowej ułatwieniem jest raport statystyki generowany po podsumowaniu skontrum. Dokładnie podlicza się dokumenty na półce, wypożyczone, ubytkowane przed kontrolą zbiorów, przekazane np. do oprawy. Podaje się liczbę ogólną braków oraz z podziałem na braki względne i bezwzględne. Po wydrukowaniu raportów przygotowanych do ubytkowania materiałów otrzymuje się ich dokładną wartość, którą również należy zapisać. Pod protokołem podpisują się wszystkie osoby biorące udział w kontroli zbiorów. Gotowy dokument daje się do akceptacji i podpisu dyrektora biblioteki. Dokumenty kontroli (oryginał protokołu, wykazy braków względnych i kopie braków bezwzględnych) przechowuje przewodniczący komisji. W przypadku bibliotek jednoosobowych dyrektor organu zarządzającego. Kopię protokołu z kopiami braków względnych i bezwzględnych otrzymuje kontrolowana agenda. Oryginały braków bezwzględnych przekazuje się osobie odpowiedzialnej za ubytkowanie zbiorów bibliotecznych.

Anna Rosłanowska
starszy bibliotekarz archiwista