Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /libraries/cms/application/cms.php on line 470
Retrokonwersja wydawnictw zwartych w systemie PROLIB w PBW w Zielonej Górze - Bibliotekarz Lubuski

Retrokonwersja wydawnictw zwartych w systemie PROLIB w PBW w Zielonej Górze

Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej w Zielonej Górze wraz z filiami włącza się w strategię budowania społeczeństwa informacyjnego, m.in. poprzez tworzenie komputerowej bazy książek, czasopism i zbiorów specjalnych.

W 2008 r. rozpoczęto proces komputeryzacji PBW. Został zakupiony serwer, sprzęt komputerowy, zintegrowany system biblioteczny PROLIB. Nauczyciele bibliotekarze z wydziałów udostępniania zbiorów zostali zapoznani z wersją tekstową systemu.

Pracownicy Wydziału Gromadzenia i Opracowania Zbiorów zostali przeszkoleni w zakresie systemu PROLIB MARC 21 w modułach: gromadzenie, katalogowanie wydawnictw zwartych, wydawnictw ciągłych, dokumentów elektronicznych. W maju 2009 roku rozpoczęto wypełnianie bazy danych w zakresie opracowania wydawnictw zwartych i ciągłych. To priorytetowe zadanie dla Wydziału Gromadzenia i Opracowania Zbiorów. W pierwszej kolejności opracowywane są nowości książkowe oraz wprowadzane do bazy wydawnictwa zwarte, katalogowane dotąd w tradycyjny sposób na kartach katalogowych.

Retrokonwersja wydawnictw zwartych z katalogu kartkowego do elektronicznej bazy danych to żmudny proces rozłożony na lata, ze względu na ilość woluminów znajdujących się w zasobach biblioteki. Celem retrokonwersji wydawnictw zwartych, ciągłych oraz dokumentów innego typu w PBW jest utworzenie elektronicznej bazy zasobów oraz udostępnienie jej w formie katalogu online.

W większości bibliotek, w retrospektywne wprowadzanie danych bibliograficznych do systemu elektronicznego angażuje się oprócz osób z wydziału opracowania zbiorów, także bibliotekarzy z innych komórek organizacyjnych bądź zatrudnia dodatkowy personel w tym celu (np. w Bibliotece Narodowej).

Po serii szkoleń prowadzonych przez firmę Max Electronic z modułu opracowanie dla pracowników Wydziału Gromadzenia i Opracowania Zbiorów, zapadła decyzja o przystąpieniu do retrokonwersji w pierwszej kolejności wydawnictw zwartych w PBW.

Na początku należało ustalić zasady i metody retrospektywnego wprowadzania opisów bibliograficznych książek. W maju 2009 r. podjęto decyzję o wyborze metod i zasad retrokonwersji. Ustalono, że książki będą najpierw pobierane z Wydziału Konserwacji i Zabezpieczenia Zbiorów w partiach uszeregowanych numerycznie począwszy od największego numeru inwentarzowego w obrębie formatu, a następnie przekazywane do Wydziału Gromadzenia i Opracowania Zbiorów. Po wprowadzeniu do bazy, kontroli, autoryzacji wraz z wydrukowanymi kodami, zostaną zwrócone w ramach całej partii. W późniejszym terminie retrokonwersji poddano także zbiory czytelniane.

Następna kwestia dotyczyła ilości osób zaangażowanych w tę pracę. Czy mają to być wyłącznie osoby zajmujące się opracowaniem książek, czy też należy poszerzyć zespół o nauczycieli bibliotekarzy z innych wydziałów?

W przypadku, gdy nie ma możliwości zatrudnienia dodatkowych osób, najbardziej optymalnym wydaje się zaangażowanie bibliotekarzy z innych komórek organizacyjnych biblioteki, co jest powszechną praktyką stosowaną przy retrokonwersji.

Nauczyciele bibliotekarze niezajmujący się na co dzień opracowywaniem książek mogą mieć problem z tworzeniem nowego opisu bibliograficznego z autopsji, co wymaga nie tylko dobrej orientacji w systemie MARC 21, ale i praktyki w zakresie opracowywania książek, dlatego opisy od podstaw tworzyć będą wyłącznie nauczyciele bibliotekarze, zajmujący się opracowaniem wydawnictw zwartych.

W związku z tym najlepszym rozwiązaniem, w przypadku nauczycieli bibliotekarzy spoza Wydziału Opracowania i Gromadzenia Zbiorów, jest import rekordów bibliograficznych przy użyciu KaRo (Katalog Rozproszony Bibliotek Polskich) bądź Protokołu Z39 wraz z dołączaniem egzemplarzy. Po powołaniu zespołu zadaniowego ds. retrokonwersji wyznaczonego przez Dyrekcję PBW, należało przeszkolić osoby pracujące w zespole z modułu opracowania w zakresie wydawnictw zwartych.

Szkolenie przeprowadzano w zespole bądź indywidualnie wedle potrzeb.

Pierwszym krokiem było zapoznanie z zasadami opisu bibliograficznego książek, rodzajami pól występujących w MARC 21, hasłami przedmiotowymi, zalecenie odpowiedniej lektury do samodzielnego studiowania. Podczas kolejnych spotkań uczestnicy otrzymali sporządzone przeze mnie pisemne instrukcje: instrukcję importu rekordu bibliograficznego za pomocą Protokołu Z39, instrukcję importu rekordu bibliograficznego z KaRo, instrukcję dodawania egzemplarza książki.
Po zapoznaniu się z instrukcjami, bibliotekarze przystępowali do ćwiczeń na bazie szkoleniowej. W trakcie ćwiczeń demonstrowane były zasady dodawania brakujących pól, takich jak pola klasyfikacji: 080 oraz lokalnej klasyfikacji przedmiotowej 990.

Uczestnicy szkoleń zapoznani zostali ze sposobem modyfikacji i poprawek w podpolach importowanych rekordów. Na bieżąco wyjaśniano wątpliwości i problemy, by nie generować i nie utrwalać ewentualnych błędów.

Ze względu na brak możliwości łączenia haseł przedmiotowych znajdujących się w importowanych rekordach z hasłami CKHW (Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych), istotne było jak najszybsze kontynuowanie ćwiczeń na bazie rzeczywistej pod nadzorem osoby szkolącej.

Każdy z importowanych rekordów i podłączonych egzemplarzy powinien być skontrolowany i zautoryzowany przez wyznaczonych do autoryzacji nauczycieli bibliotekarzy doświadczonych w importowaniu rekordów wydawnictw zwartych.

Po skończeniu szkolenia nauczyciele bibliotekarze zostali zobowiązani do systematycznej retrokonwersji woluminów pobieranych z Wydziału Gromadzenia i Opracowania Zbiorów, a po opracowaniu, przekazywanych pracownikom tego wydziału w celu kontroli i autoryzacji.

W 2010 r. rozpoczęto prace nad wprowadzeniem do bazy książek z Czytelni. Równolegle dokonuje się retrokonwersji czasopism i wydawnictw ciągłych, a także wydawnictw kartograficznych, druków muzycznych.

Na stronie internetowej pbw.zgora.pl jest już dostępny katalog online, prezentujący ok. 10% zbiorów z ostatnich 10 lat, jeszcze bez opcji rezerwacji i zamawiania.

Na bieżąco dokonuje się wzbogacenia katalogu o tytuły nowości książkowych, kolejnych numerów czasopism, artykułów z czasopism i prac zbiorowych. Równolegle prowadzone są katalogi kartkowe, które w przyszłości zostaną zamknięte.

  

Anna Aleksandrowicz